Ordine dei Medici Chirurghi e degli Odontoiatri della provincia di Pisa
Ente sussidiario dello Stato

REGOLAMENTO SOCIAL MEDIA POLICY ESTERNA E INTERNA

Termini e condizioni di utilizzo dei canali social media dell’Ordine Dei Medici Chirurghi e Degli Odontoiatri della Provincia di Pisa
PREMESSA
Da diversi anni i social media rappresentano un importante presidio di comunicazione anche per gli organi della Pubblica Amministrazione. È quindi di particolare importanza per l’Ordine dei Medici Chirurghi e Odontoiatri della provincia di Pisa predisporre una “social media policy”, ovvero definire tanto le regole di comportamento dei dipendenti e dell’organizzazione rispetto agli strumenti e ai contesti disponibili (policy interna), quanto quelle degli utenti e dei cittadini rispetto a tali luoghi digitali (policy esterna). Lo scopo è quello di fornire agli iscritti un nuovo spazio di dialogo, interazione e scambio, assicurando il rispetto dell’articolato sistema normativo.
OBIETTIVI E FINALITA’
Obiettivo della Policy cd. esterna è quello di indicare agli Utenti le finalità, le tipologie di contenuti e i comportamenti consentiti sulle pagine/profili istituzionali in uso da parte dell’Ordine Dei Medici Chirurghi e Degli Odontoiatri della Provincia di Pisa (“Ordine”).
L’Ordine si avvale delle piattaforme social quali Whatsapp, Instagram e Facebook allo scopo di favorire la divulgazione di informazioni utili, consentire un costante aggiornamento normativo e realizzare quegli obiettivi di trasparenza, partecipazione e sostenibilità propri di un Ente Sussidiario dello Stato.
Obiettivo della Policy cd. interna è quello di definire una linea di comportamento uniforme per la comunicazione istituzionale dell’Ordine attraverso i propri social network.

I canali istituzionali social OMCeO Pisa sono:
Pagina Facebook: https://www.facebook.com/profile.php?id=61559004487980 
Account Instagram:  https://www.instagram.com/omceopi/
Gruppo Telegram: https://t.me/+igHqPweUH-U2MjQ8
Gruppo Whatsapp: (in corso di attivazione)

SOCIAL MEDIA POLICY ESTERNA
La Social Media Policy esterna definisce le principali regole di comportamento per regolare l’interazione degli iscritti OMCeO Pisa con gli strumenti social ufficiali dell’Ente.
Vengono di seguito raccolte le regole, le indicazioni pratiche e le precauzioni alle quali si devono attenere gli iscritti OMCeO Pisa (e tutti gli utenti) che accedono ai social media ufficiali dell’Ente attraverso il proprio account personale, al fine di tutelare l’immagine e l’integrità dell’Ente.
1.Contenuti
Qualsiasi Utente che faccia uso di qualsivoglia canale di comunicazione social è tenuto a osservare un comportamento rispettoso nei confronti dell’Ente e della community che lo compongono. Nello specifico, ciascun Utente:

• Nel rispetto del corretto esercizio del diritto di critica e di libera manifestazione del pensiero, dovrà astenersi dalla trasmissione o divulgazione di messaggi minatori, ingiuriosi, offensivi o comunque idonei a ledere l’immagine o il prestigio dell’OMCeO Pisa e di tutte quelle attività istituzionali ad esso riconducibili.
•  È tenuto a rispettare la privacy dei colleghi, evitando riferimenti al lavoro che stanno seguendo o in generale all’attività svolta, fatte salve le informazioni di dominio pubblico.
• Ad eccezione di eventi pubblici che si svolgono presso la sede dell’Ente non possono essere divulgate foto, video, o altro materiale multimediale, che riprenda i locali della sede dell’Ordine senza l’esplicita autorizzazione delle strutture e delle persone coinvolte.
• Non dovrà aprire blog, pagine o altri canali a nome dell’OMCeO Pisa o che trattino argomenti riferiti all’attività istituzionale dell’Ente, in assenza di una previa autorizzazione.
• Non dovrà utilizzare il logo o l’immagine OMCeO Pisa su account personali.

2.Violazioni delle “regole di conversazione” (netiquette)
Allo scopo di garantire una corretta fruizione dei canali social dell’OMCeO Pisa, l’Ente si riserva di moderare ogni commento/post pubblicato sui canali istituzionali, invitando a seguire alcune regole essenziali che derivano da norme di buonsenso e di educazione e che sono alla base delle “regole di conversazione” (netiquette). La pubblicazione di un “Post” o di altro materiale su uno spazio OMCeO Pisa è soggetta a “moderazione” da parte degli Amministratori, compatibilmente alla Policy di Facebook, alla pertinenza rispetto all’attività istituzionale e alla congruità rispetto agli interessi pubblici connessi all’esercizio delle funzioni dell’Ordine.
L’Utente, in caso di violazioni circa le condizioni di utilizzo dei singoli social network, è informato che:

• Potranno essere rimossi e/o limitati i post/commenti che:
• presentino un contenuto politico o propagandistico;
• mirino a promuovere attività commerciali e con finalità di lucro;
• presentino un linguaggio inappropriato e/o un tono minaccioso, violento, volgare, irrispettoso;
• presentino contenuti illeciti o di incitamento a compiere attività illecite;
• abbiano contenuti offensivi, ingannevoli, allarmistici, o in violazione di diritti di terzi;
• promuovano o sostengono attività illegali, che violano il copyright o che utilizzano in modo improprio un marchio registrato;
• costituiscano spam / fake news;
• commenti ritenuti offensivi, diffamatori e/o calunniosi, volgari e lesivi della privacy altrui, che ledano la dignità delle persone e il decoro delle Istituzioni, i diritti delle minoranze e dei minori, i principi di libertà e di uguaglianza.
• In presenza di un comportamento scorretto reiterato potranno essere adottati provvedimenti di blocco del singolo account – con conseguente impossibilità di una successiva interazione con profili social dell’Ente –; il ricorso al “blocco” dell’account avrà una durata compatibile con l’interesse dell’Ente.
• Nei casi più gravi (in via esemplificativa e non esaustiva: gravi violazioni del diritto all’immagine, all’onore, alla reputazione, ecc..) gli autori delle violazioni saranno segnalati all’Autorità competente.

3.Privacy
Il trattamento dei dati personali segue le policy in uso nelle diverse piattaforme utilizzate. Eventuali dati sensibili oggetto di commenti o post pubblici all’interno dei canali dei social media dell’Ordine verranno opportunamente rimossi. I dati condivisi dagli Utenti attraverso eventuali messaggi privati inviati direttamente a chi gestisce i profili social saranno trattati nel rispetto del Regolamento Ue 2016/679 del D. Lgs. 196/2003 e conservati esclusivamente per il tempo necessario allo svolgimento del servizio richiesto dall’utente

4.Utilizzo sistemi di messaggistica
Riguardo all’utilizzo dei sistemi di messaggistica (Facebook Messanger, Instagram ecc.), le informazioni scambiate con tali sistemi sono assimilabili a quelle trasmesse tramite una telefonata o l’invio di una e-mail. L’uso di tali strumenti deve limitarsi a casi di assoluta necessità e deve essere volto a fornire indicazioni strettamente utili quali orari, numeri di telefono e indirizzo e-mail dell’Ente.

5.Conclusioni e contatti
Le pagine e gli account OMCeO Pisa sui social network non sono canali ufficiali per inviare segnalazioni o reclami. Per tali finalità, oppure per qualsiasi dubbio o richiesta di informazioni è possibile rivolgersi alla Segreteria dell’OMCeO Pisa scrivendo al seguente indirizzo e-mail: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo. o Pec: Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.

SOCIAL MEDIA POLICY INTERNA
La social media policy interna è finalizzata ad assicurare una corretta e proficua presenza dell’OMCeO Pisa sui social network. 
Il presente regolamento è rivolto a tutto il personale dipendente e ai componenti degli organi istituzionali che:

• utilizzano e/o amministrano gli account dell’Ordine nell’ambito della propria attività lavorativa o istituzionale;
• utilizzano i propri account privati citando direttamente o indirettamente l’attività dell’Ordine o il ruolo svolto all’interno dello stesso

 1. Contenuti
I canali social media OMCeO Pisa sono costantemente aggiornati con la pubblicazione dei seguenti contenuti: info utili, bandi, eventi, attività, opportunità, servizi erogati, comunicati stampa, rassegna stampa, pubblicazioni e documenti ufficiali, servizio di notizie, immagini e video istituzionali.
Al riguardo, l’OMCeO di Pisa si riserva il diritto di riprodurre, pubblicare, modificare e rilanciare, l’opportuno contributo degli Utenti e di altre PP.AA., verificandone l’attendibilità della fonte, senza doverne certificare i contenuti, attraverso qualsiasi mezzo di comunicazione.
I contenuti pubblicati da OMCeO Pisa devono, necessariamente, essere attinenti alla tematica per cui l’account è stato previsto; le informazioni devono essere fornite da personale qualificato ed essere scientificamente giustificate, possibilmente con una chiara attribuzione delle fonti di riferimento e del loro aggiornamento; i contenuti devono essere redatti con uno stile chiaro e accessibile in quanto destinati a incoraggiare, e non a sostituire, le relazioni esistenti tra cittadino ed Ente, paziente e medico, utenti e personale sanitario ecc.
In nessuno spazio digitale pubblico e ufficiale della OMCeO Pisa si parlerà di casi medici, individuali o di gruppo.I canali social OMCeO Pisa pubblicano propri contenuti testuali, fotografie, video e altri materiali multimediali di proprietà dell’Ente e/o sotto licenza Creative Commons CC BYND 3.0: possono quindi essere riprodotti liberamente e devono sempre essere attribuiti all’autore, e/o accreditati al canale originale di riferimento.
L’eventuale presenza di spazi pubblicitari nei canali social utilizzati da OMCeO Pisa non sono sotto il controllo dell’Ente, ma gestiti in autonomia dal Social network.
L’ordine è presente nei seguenti social media/piattaforme:

• Instagram;
• Facebook;
• Whatsapp;

2. Responsabilità dei contenuti dei social network istituzionali
Chiunque sia, a vario titolo, autorizzato alla gestione (condivisione/ divulgazione/redazione dei post, ecc) dei social network istituzionali, è responsabile dei contenuti inviati; del linguaggio, che deve essere appropriato e di natura istituzionale; del materiale fotografico e video utilizzato, nonché delle opinioni espresse.
In particolare, costituisce dovere del dipendente preposto alla presente attività di gestione:

• astenersi dal pubblicare post o commenti che contengano opinioni personali o in contrasto con l’Ordine o che presentino un contenuto politico o propagandistico;
• astenersi dal divulgare informazioni su attività, servizi, progetti e documenti non ancora resi pubblici, decisioni e provvedimenti relativi a procedimenti anche di natura disciplinare in corso;
• astenersi dall’utilizzare account istituzionali per fini diversi da quelli connessi all’attività dell’Ordine o ad essa riconducibile, nel caso in cui l’utilizzo possa compromettere la sicurezza o la reputazione dello stesso;

Ed invero, in conformità alle recenti modifiche apportate al Codice di comportamento dei dipendenti pubblici (decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165), preme precisare che, anche ai fini dell’utilizzo del proprio account social media personale, si rende oltremodo opportuno: “utilizzare ogni cautela affinché le proprie opinioni o i propri giudizi su eventi, cose o persone, non siano in alcun modo attribuibili direttamente alla pubblica amministrazione di appartenenza. In ogni caso il dipendente è tenuto ad astenersi da qualsiasi intervento o commento che possa nuocere al prestigio, al decoro o all'immagine dell'amministrazione di appartenenza o della pubblica amministrazione in generale…”

3.Privacy
Il trattamento dei dati personali segue le policy in uso nelle diverse piattaforme utilizzate.
I dati sensibili postati in commenti o post pubblici all’interno dei canali sui social media dell’Ordine verranno rimossi.
I dati condivisi dagli Utenti attraverso eventuali messaggi privati spediti direttamente a chi gestisce i profili social saranno trattati nel rispetto del Regolamento Ue 2016/679 del D. Lgs. 196/2003 e conservati esclusivamente per il tempo necessario allo svolgimento del servizio richiesto dall’utente.